Historia Archivo Institucional

 

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Desde la creación de la Universidad Politécnica Salesiana se han generado y recibido una cantidad de papeles, se han gestionado, se han distribuido, cuando han finalizado su trámite se han archivado y en otros casos posiblemente se han eliminado.

 

¿Qué queremos decir, que ya no sepamos del Archivo? ¿Por qué ahora es importante?

 

Con el avance de las tecnologías de la información se ha generalizado el tratamiento informático de los trabajos administrativos. Dando origen e implementándose la "e-administración o administración electrónica".

 

El cambio ha sido tan profundo que nos obliga a modificar nuestra idea de lo que es un documento, de cómo se elabora, de cómo se tramita, de cómo se distribuye, de cómo se archiva, de cómo se puede identificar – localizar y, lo más importante, del cómo se puede disponer para la consulta.

 

La Universidad Politécnica Salesiana es consciente de la necesidad de generar una cultura archivística, donde el Archivo no solo es el espacio físico donde se almacenan "papeles que han perdido su vigencia administrativa o un espacio alternativo para acumular cajas llenas de papeles" sino que se convierte en ser parte de un sistema de gestión documental. Sistema que inicia desde la creación del documento, tramitación y conservación.

 

Por tal motivo, el Archivo Institucional nace como un objetivo de la Secretaría Técnica de Archivo y Documentación de la Universidad Politécnica Salesiana, en Resolución del Consejo Superior "RESOLUCIÓN Nº 0007-01-2011-01-12".

 

Como objetivo se plantea:

 

  • Alcanzar con el respaldo de las nuevas tecnologías, la sistematización y el control de los documentos en cualquier formato, que produce o recibe la institución en el cumplimiento y ejercicio de sus objetivos y funciones. Garantizando con ello la eficiencia administrativa, el control interno y la protección del patrimonio documental.

 

  • Desarrollar la operación de un sistema informatizado de gestión de documentos para integrar bajo un solo concepto los sistemas documentales y de información dispersos en la institución. Así como también, adecuar la normativa institucional para la operación de los archivos de gestión a cargo del Archivo Central.