História Arquivo Institucional

 

Conheça a história da UPS aceda direitamente: SGAD

 

Desde a criação da Universidade Politécnica Salesiana, foram gerados e recebidos diversos documentos; foram gerenciados, foram distribuídos, quando se terminou o processamento, foram arquivados e em outros casos provavelmente foram eliminados.

Que queremos dizer, que já não sabemos do Arquivo? Por que isso é importante agora?

Com o avanço das tecnologias da informação, o tratamento informatizado dos documentos administrativos tornou-se generalizado, dando origem e implementando a "e-administração ou administração eletrônica". A mudança foi tão profunda que nos força a modificar nossa ideia do que é um documento, como é feito, como é processado, como é distribuído, como é arquivado, como pode ser identificado - localizado e, sobretudo, como pode estar disponível para a consulta.

A Universidade Politécnica Salesiana está consciente da necessidade de gerar uma cultura arquivística, onde o Arquivo não é apenas o espaço físico onde são armazenados "papéis que perderam a validade administrativa ou um espaço alternativo para acumular caixas cheias de papéis", mas torna-se parte de um sistema de gerenciamento de documentos. Sistema que começa desde a criação do documento, processamento e conservação.

Por esta razão, o Arquivo Institucional nasceu como um objetivo da Secretaria Técnica de Arquivos e Documentação da Universidade Politécnica Salesiana, em Resolução do Conselho Superior "RESOLUÇÃO Nº 0007-01-2011-01-12".

O objetivo é:

  • Alcançar, com o apoio de novas tecnologias, a sistematização e o controle de documentos em qualquer formato, que a instituição produza ou receba no cumprimento e exercício de seus objetivos e funções, garantindo eficiência administrativa, controle interno e proteção do patrimônio documental.
  • Desenvolver o funcionamento de um sistema informatizado de gestão de documentos para integrar, sob um único conceito, os sistemas de documentação e informação espalhados por toda a instituição. Além de adaptar os regulamentos institucionais para o funcionamento dos arquivos de gestão gerenciados pelo Arquivo Central.