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Gestión Documental

Gestión Documental
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Brindar respaldo mediante las nuevas tecnologías para la sistematización y el control integral de los documentos, en cualquier formato, que produce o recibe la Universidad Politécnica Salesiana en el cumplimiento de sus objetivos y funciones. Gestionar un sistema informatizado de documentación que integre y articule los sistemas documentales y de información dispersos en la institución, garantizando la eficiencia administrativa, el control interno y la protección del patrimonio documental.









La Gestión Documental de la Universidad Politécnica Salesiana se encarga de organizar, administrar, conservar y facilitar el acceso a la documentación institucional, tanto física como digital. Mediante el Archivo Institucional y el Sistema de Gestión de Archivos Físicos y Digitales —SGAD—, se garantiza que los documentos producidos o recibidos por la Universidad sean correctamente clasificados, preservados y localizados, contribuyendo a la eficiencia administrativa, la transparencia, la protección de la memoria institucional y el cumplimiento de los procesos académicos y administrativos.

  • Organización documental: redacción, clasificación, ordenación y descripción de documentos y archivos.
  • Preservación y conservación: custodia, certificación y protección de la documentación institucional.
  • Acceso y consulta documental: búsqueda, préstamo y consulta de documentos, según sus niveles de acceso y autorización.
  • Digitalización: conversión de documentos físicos a formatos digitales bajo estándares técnicos, incluyendo su carga y validación en el SGAD.
  • Elaboración de instrumentos técnicos: desarrollo de tablas de retención documental, cuadros de clasificación, cronogramas de transferencia y otros instrumentos de gestión archivística.
  • Asesoría y capacitación: acompañamiento técnico, talleres archivísticos y capacitación para el uso adecuado del SGAD y la correcta gestión de los documentos.
  • Gestión de expedientes: apoyo en el armado, valoración, clasificación y transferencia periódica de expedientes administrativos y académicos.
  • Atención a estudiantes y público general: acceso a documentación digitalizada e índices documentales para fines de consulta e investigación.

Mejoremos juntos la Gestión Documental


En la Universidad, nuestro compromiso con la excelencia se refleja en la mejora continua de nuestros Servicios de Gestión Documental. Su participación y retroalimentación son fundamentales para alcanzar este propósito.

Le invitamos a compartir su experiencia a través de nuestro formulario oficial, donde podrá presentar quejas, reclamos, sugerencias o necesidades específicas relacionadas con estos servicios.

[Haz clic aquí para llenar el formulario de quejas y reclamos]

Su aporte es invaluable para identificar oportunidades de mejora y fortalecer un servicio más eficiente, transparente y orientado a las necesidades de nuestra comunidad universitaria. Agradecemos de antemano su colaboración.


[Haz clic aquí para revisar los instructivos y formularios]

Equipo de trabajo


📂 Archivo Intermedio Cuenca

Contactos:

Teléfono: (+593) 7 4135250, extensiones 1307, 1273, 1274 y 1151.

Ubicación: Calle Vieja 12-30 y Elia Liut, planta baja del edificio CIMA, frente al taller de automotriz.

Código: EC-AUPS-AICUE

Horario de atención:

  • Matutino: 08h00 a 14h00
  • Vespertino: 14h00 a 18h00

📂 Archivo Intermedio Guayaquil

Contactos:

Teléfono: (+593) 4 590630, extensiones 4232, 4235, 4200, 4401, 4234 y 4248.

Ubicación: Campus María Auxiliadora, km 19 vía a la Costa.

Código: EC-AI-UPSG

Horario de atención:

  • Matutino: 09h00 a 13h00
  • Vespertino: 14h00 a 18h00

📂 Archivo Intermedio Quito

Contactos:

Teléfono: (+593) 2 3962-900 / (+593) 2 3962-800, extensiones 2312, 2349, 2715, 2399, 2331, 2190 y 2300.

Ubicación: Campus Sur, Rumichaca y Morán Valverde S/N, bloque G, subsuelo 1.

Código: EC-AI-UPSQ

Horario de atención:

  • Matutino: 08h30 a 13h00
  • Vespertino: 14h00 a 17h30

📂 Archivo Institucional

Contactos:

Teléfono: (+593) 7 4135250, extensiones 1111, 1392 y 1265.

Ubicación: Calle Vieja 12-30 y Elia Liut, frente al Estadio Valeriano Gavinelle Bovio.

Código: EC-AUPS-AHUPS

Horario de atención:

  • Matutino: 08h00 a 14h00
  • Vespertino: 14h00 a 18h00